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档案管理标准化体系建设四维解析 聚焦《经营主体登记档案管理办法》
发布时间：2025-02-21 15:21:00

2025年2月10日，市场监管总局和国家档案局联合制定出台《经营主体登记档案管理办法》（以下简称《办法》），将于2025年3月20日正式施行。《办法》作为覆盖全国经营主体的基础性制度，其“统一标准、分级管理、集中保管”的核心原则，为档案管理标准化体系建设提供了新的契机和依据。

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档案管理作为组织运营和社会管理的重要组成部分，其标准化体系建设对于提高档案利用效率、保障档案安全、促进信息资源的共享和整合具有重要意义。根据《办法》相关条例，档案管理标准化体系应从制度设计、技术应用、服务优化、安全保障四个维度进行构建，形成覆盖全生命周期的档案管理标准化框架。

01

制度标准化：

从分散到统一的管理架构

制度标准化是档案管理标准化体系建设的基础，是通过顶层设计实现制度层面的标准化突破。

制度标准化应建立权责明晰的分级管理机制。《办法》明确，登记档案管理坚持统一标准、分级管理、集中保管原则。市场监管总局统筹全国登记档案管理，制定统一制度标准；县级以上登记机关负责本级档案管理，形成纵向贯通的“中央—地方”管理体系。这一架构避免了地方标准差异导致的档案管理碎片化问题，确保全国范围内档案管理流程的规范性与一致性。

制度标准化应建立健全档案管理制度，构建档案全生命周期管理规范，包括档案收集、整理、分类、存储、借阅、销毁等各个环节的制度和规范。《办法》细化各环节标准：经营主体存续期间档案需持续保存，注销后保管期限为20年，期满后经价值鉴定移交国家档案馆或销毁。这一规定填补了以往档案管理周期不明确的制度空白，为档案价值评估提供标准化依据。此外，针对企业迁移难题，《办法》要求迁入地与迁出地机关“无缝对接”，推行迁移全程网办，并禁止地方设置迁移障碍。这一制度设计打破了地域壁垒，为全国统一大市场建设提供档案管理层面的标准化支撑。

02

技术标准化：

电子档案管理的系统化升级

技术标准化是档案管理标准化体系建设的重要方向。《办法》将档案信息化建设列为重点，推动技术应用从“辅助工具”向“核心基础设施”转型。

技术标准化应加强档案信息化的基础设施建设，配置适宜的信息化设备和软件，提高档案信息化的水平，推进服务平台建设。《办法》提出推进登记档案信息资源共享一体化服务平台建设，推动登记档案信息资源跨区域、跨部门共享利用，通过推行档案迁移、查询的线上化办理，推动全国登记档案系统的互联互通。《办法》明确迁入地机关可直接调阅电子档案，企业无需重复提交材料，大幅降低时间与经济成本。这一技术标准的确立，标志着档案管理从“属地化”向“网络化”的跨越。此外，《办法》明确电子登记文件归档格式应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件。这一规定为未来AI自动化归档等技术的接入预留空间，体现了标准体系的前瞻性设计。

技术标准化应构建电子档案的全流程规范，制定电子档案管理系统的技术标准，明确电子档案的归档范围、存储格式、安全加密等技术标准，建立独立管理系统并定期备份，推进电子档案管理的系统化升级，确保电子档案的完整性、可用性与安全性。《办法》规定涉及个人信息的页面需标注处理，数字化副本添加查询者水印，从技术层面防范信息泄露风险。

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涵妍档案自主研发的智慧档案综合管理系统，将人工智能、大数据、云计算等新技术和档案业务深度融合，创新档案工作理念、方法、模式，以“合规”、“智慧”、“安全”作为价值出发点，构建全新的资源信息共享服务平台，把档案全生命周期管理理念贯穿到档案“收、管、存、用”全过程各环节。


03

服务标准化：

从封闭到开放的价值释放

服务标准化是档案管理标准化体系建设的重要内容。档案管理的核心价值在于服务社会需求，《办法》通过标准化查询机制，实现公益性与安全性的平衡。

服务标准化应制定档案利用与查询标准，明确档案的利用范围、利用方式和查询程序等要求，加强档案资源开发利用和价值挖掘。《办法》明确公证机构、仲裁机构、破产管理人等多类查询主体需提交的材料清单，既扩大档案利用范围，又通过标准化审核流程防范滥用风险。《办法》鼓励登记机关提供互联网自助查询服务，同时保留线下窗口，满足不同群体的需求差异。此外，《办法》明确经鉴定具有永久保存价值的登记档案，经与同级国家综合档案馆协商同意后可以向其移交。这一规定推动了档案资源从行政管理工具向历史文献资产转变，为经济研究、政策制定提供标准化数据支持。


04

安全标准化：

风险防控的立体化构建

在数据安全形势严峻的背景下，安全标准化是档案管理标准化体系建设的重要保障。安全标准化应构建起覆盖实体档案与数字档案的全维度安全标准，实现物理环境的标准化管控和信息安全的动态防护。

在物理防控方面，《办法》规定档案库房的温湿度、防火防潮等存储条件，要求定期检查实体档案保存状态，从硬件层面保障档案安全。在信息安全方面，《办法》规定实行实名制查询、水印追踪、权限分级等技术措施，明确禁止通过不正当方式获取档案数据，并通过设置行政处罚、追究刑事责任，形成技术防范与法律威慑的双重保障。此外，《办法》要求确保电子登记档案的真实性、完整性、可用性、安全性。这一规定隐含对数据备份、灾难恢复等应急机制的标准化要求，为应对网络攻击、系统故障等风险，建立档案管理系统安全防护制度提供依据。

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涵妍档案自主研发的“威慧”安全保障系列，以“合规”“智慧”“安全”作为价值出发点，构建以安全保障平台为核心的“实体安全”“数据安全”“设备安全”“管理安全”四大安全管理体系，建立“人防、物防、技防”三位一体的档案安全综合防护标准，全方位多维度筑牢档案安全屏障，确保档案实体和信息的安全。


档案管理标准化体系建设是提高档案管理效率、保障档案安全、促进信息资源共享的重要举措。《办法》作为规范经营主体登记档案管理的首部专项规章，其出台不仅是档案管理领域的里程碑，更为行业档案管理标准化体系建设提供了有益参考。

涵妍档案作为智慧档案信息和安全管理服务商，深刻认识档案管理标准化体系建设的重要性和紧迫性，依托专业、技术和产品优势，积极探索和创新档案管理标准化体系建设的新思路和新方法，致力于为政企提供更加优质、高效、安全的智慧档案全生命周期管理服务，助力政企合规升级，赋能社会经济发展。

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